Controlar e gerenciar os gastos de uma empresa sempre é uma tarefa desafiadora para qualquer empresa, independente do segmento e do seu porte. E quando falamos dos gastos com Telefonia, tudo se torna ainda mais complexo. Afinal, a telefonia está presente em todos os setores do negócio, com maior ou menor importância.
Gerir os custos de Telefonia exige muito mais do que sabermos que planos as operadoras cobram, os vencimentos das faturas e comparar os valores orçados com os realizados.
Uma série de medidas, no dia a dia, podem contribuir para ter mais controle e gerenciamentos dos gastos com telefonia corporativa. Vamos falar de algumas delas.
Avaliar o perfil de consumo dos colaboradores na gestão de Telefonia
Nas empresas temos as áreas onde a Telefonia é apenas um suporte para as operações e áreas onde este custo é fundamental para a performance – por exemplo, Atendimento a Clientes.
E dentro das próprias áreas esta diferenciação pode existir. Por este motivo, entender o perfil de trabalho de colaboradores e áreas é um primeiro passo para dimensionar as necessidades, reavaliar custos individualmente e com isso não só reduzir custo, mas também melhorar a performance em alguns setores.
Incentivar a participação dos colaboradores na gestão de Telefonia
Este é um ponto que muitas empresas exploram pouco, mas costumam dar resultados muito bons, principalmente no caso dos custos de Telefonia Móvel, onde cada colaborador tem uma responsabilidade individual.
Um vendedor, por exemplo, pode reportar que tem dificuldades de usar a operadora em algumas regiões. Um funcionário de compras gostaria de usar um aparelho com mais tecnologia para contatos com fornecedores que não precisam ocorrer em ligações telefônicas.
E assim cada colaborador pode falar de dificuldades, restrições atuais e sugestões, não só para o trabalho dele, mas para a empresa.
É recomendável fazer uma pesquisa sobre hábitos, necessidades e receber as sugestões que podem surgir. Os usuários sempre levantam questões que às vezes uma visão macro não aborda, porque tende a engessar todos em padrões de consumo.
Em cada mesa de trabalho podem estar ótimas ideias para melhorar a gestão de Telefonia na empresa.
Criar processos para a gestão de Telefonia
O custo de Telefonia está presente em todas as áreas da empresa e é gerado individualmente, através da necessidade de consumo de cada colaborador. Desta forma, é normal que cada um e cada área tenha uma forma de administrar, com mais ou menos prioridade.
Porém, isto acaba prejudicando a gestão, principalmente os momentos de avaliar os resultados.
O ideal é desenhar e criar processos com todas as etapas desde a contratação de um plano até a rotina diária de consumo, analisando os custos e ações em cada uma das etapas. Outro aspecto importante é entender como os processos impactam e são impactados por cada área da empresa.
A ideia principal é definir um fluxo que padronize a forma de controlar e gerir.
Implementar um Sistema de Gestão de Telecom
Um sistema de gestão é um grande aliado em todo o trabalho de revisar, controlar, auditar e analisar os custos de Telefonia da empresa. São custos com grande quantidade de dados e, quando consolidados, permitem diversas análises e interpretações.
As planilhas podem ser boas soluções para pequenas e médias empresa com poucas linhas, mas de uma forma geral, principalmente nas grandes empresas, elas impedem de avaliar os resultados e compartilhar as análises com rapidez.
As boas soluções corporativas de sistemas no mercado oferecem módulos onde podemos administrar diversas informações a respeito da Telefonia na empresa:
- O parque de ativos;
- Os contratos, com seus detalhes, valores e vencimentos;
- As linhas, usuários, o plano associado e o histórico de pagamento;
- Os pagamentos efetuados e os créditos por recuperação.
Também podemos encontrar soluções de sistema específicas com funcionalidades. O que devemos ter em mente é a facilidade de uso para inserir os dados (ou ter arquivos eletrônicos com as operadoras) e a versatilidade para extrair os dados a partir de várias opções e relatórios de desempenho.
Conhecer e inventariar os ativos de Telefonia da empresa
Por ativos de telefonia consideramos os aparelhos fixos e móveis e centrais telefônicas, suas linhas e os planos de consumo de cada uma. É o conjunto de itens disponível para as equipes de trabalho para usarem em suas atividades.
O controle e o inventário periódico permitem entender vários aspectos que impactam na qualidade e nos custos da Telefonia na empresa:
Revisar a quantidade de aparelhos
- Muitos modelos são antigos e não suportam as tecnologias atuais de comunicação instantânea que ajudam a economizar no consumo da telefonia de voz, usando a telefonia de dados que tem um custo menor e redes de wi-fi.
- Outro ponto importante são os aparelhos ociosos, de colaboradores desligados ou de mudanças de áreas. Eles podem ser usados por novos funcionários ou vendidos – existem as ofertas internas.
Revisar a quantidade de linhas e planos e dimensionamento
- Linhas ociosas ou mal dimensionadas para a área, o inventário permite redistribuir para áreas onde haja carência e com isso evitar a contratação sem necessidade;
- Planos que não cobrem as necessidades ou são superavaliados – têm franquias que não atendem o usuário ou serviços que não são necessários e com isso é possível reduzir o plano e o seu valor.
Um inventário inicial pode apontar todas estas, e a partir delas podemos chegar às soluções mais adequadas, conforme o perfil de consumo do usuário e da empresa.
Conferir e auditar as contas de Telefonia
Tão importante quanto renegociar e ter os melhores valores para cada linha, é conferir mensalmente a cada fatura recebida, especialmente as cobranças extras.
Elas podem ser necessidades que estão fora do plano e é importante avaliar o motivo para definir se será recorrente e se a inclusão do item no plano pode ser mais econômica. Ou serem itens indevidos, por prática do usuário ou cobrança da operadora sem contratação.
Estas conferências ajudarão a não só fiscalizar o trabalho das operadoras, mas também os hábitos de consumo dos usuários, cobrando um comprometimento maior deles com as metas e boas práticas da empresa.
A auditoria é um importante ponto de partida para a rotina de conferências, é possível buscar cobranças indevidas retroativas e acionar a operadora. Estima-se que em média 7% dos valores cobrados nas contas são indevidos.
Ou seja, é um valor substancial a ser recuperado.
Renegocie sempre e busque novos fornecedores
Buscar novos fornecedores pode parecer algo complicado em um mercado com 4 ou 5 grandes e burocráticas empresas. Mas a realidade hoje em dia é muito diferente.
Existe a portabilidade, que permite a mudança de forma rápida. E o principal é a competitividade do setor, as operadoras têm trabalhado com pacotes cada vez mais flexíveis para conquistar os clientes, a preços melhores.
Os contratos de fornecimento devem ser negociados nos melhores termos possíveis, já que serão a opção a longo prazo e têm cláusulas pesadas de rescisão.
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