Sua empresa é eficiente?

A gestão de despesas na sua empresa é eficiente? Vamos falar de ações e soluções inteligentes e sustentáveis.

Gerir despesas com eficiência certamente trará melhora de margem do seu negócio. Todo gestor deve sempre ter em mente: minha política interna de gerenciamento de despesas está gerando o resultado esperado? Os colaboradores, nos diferentes níveis, têm plena consciência e estão engajados? Estamos alinhados com as melhoras de mercado?

As empresas usualmente canalizam esforços atingir seus objetivos, seja para crescimento, diversificação, M&A ou mesmo para financiar projetos específicos. Porém, nem sempre existe uma interface salutar com o desembolso de caixa decorrente de ações eventualmente emergenciais, desestruturadas e com efeitos de curto prazo que não refletem a seriedade e profundidade que a gestão de despesas precisa ter.

É importante que cada área, e a empresa como um todo, desenvolvam Estratégias de Eficiência, sejam financeiras ou operacionais, a seguir tópicos importantes a considerar.

Informação

O tratamento de dados é essencial para qualquer gestão, isto é fato conhecido, porém manter um padrão analisável e testes de consistência são essenciais para que as conclusões sejam confiáveis.

Grandes volumes de informação nem sempre recebem a atenção necessária. Áreas de Suprimentos, Logística, Facilities e Tecnologia tem muito a contribuir com dados cruciais para a gestão, permitindo determinar padrões de gastos, fornecedores e oportunidades. É um trabalho árduo que nem todas as empresas podem se dar ao luxo de ter internamente, pois exige foco, especialização e muito tempo aplicado, mas permite uma análise crítica. Vale a pena avaliar ajuda externa de uma consultoria dedicada a eficiência.

Ouvir seus colaboradores

Seus colaboradores são os principais agentes deste processo, pois são aqueles sentem na pele as demandas diárias e contribuem realisticamente com o diagnóstico, pois quanto mais realista mais eficientes serão as soluções e estratégia aplicada. O mais importante, porém, é o comprometimento e engajamento, pois sentem-se valorizados por suas ideias e opiniões serem consideradas pela alta gestão da empresa.

Criar objetivos realistas

Uma empresa sem objetivos é como um barco desgovernado, porém é importante criar objetivos realistas e atingíveis, para que não se torne uma lista de exigências.

A eficiência operacional deve ser um item de destaque na agenda, considerando as limitações de tempo e recursos.

Um Plano Estratégico bem estruturado é essencial para que os objetivos sejam consistentes, mesmo que agressivos, pois o desafio a ser alcançado é parte do processo de motivação nas equipes. Uma política de gestão e otimização de custos deve, da mesma forma, fazer parte do contexto dos objetivos a serem alcançados.

Plano de Ação

Mãos à obra, está na hora de colocar em prática tudo que foi planejado. Para tanto é necessário total atenção ao estabelecimento das responsabilidades, prazos e recursos necessários. Não menos importante deve-se estabelecer a periodicidade correta para uma “prestação de contas” de todos envolvidos.

Prepare-se para ações de “correção de rota” e reavaliação de pontos específicos caso seja necessário, pois não se pode perder de vista os objetivos principais.

A integração destas ações é essencial para permear as políticas de otimização de custos e eficiência operacional, pois os bons resultados devem ser capilarizados para transmitir a importância estratégica com ênfase na conscientização contínua.

Invista na comunicação e valorização das conquistas

É importante investir numa comunicação objetiva e motivadora para divulgar os resultados.

Perceber e divulgar os objetivos alcançados, de que forma aconteceu, incentiva o comprometimento dos colaboradores e reforça a mentalidade de eficiência que se deve disseminar na empresa.

Cuidados com desembolsos de caixa

As políticas da empresa com relação a fornecedores e prestadores de serviço externo têm papel decisivo na busca de eficiência operacional e otimização de despesas. Alguns pontos a serem destacados:

Qualificação de fornecedores

Toda compra ou contratação de serviços deve ser precedida de avaliação criteriosa para garantir a segurança operacional da transação e caso seja uma compra/contratação em processo recorrente ou de longo prazo, ainda mais atenção.

Não se deve apenas verificar as questões cadastrais de praxe, mas também todos os demais requisitos de capacidade de fornecimento, certificações técnicas e níveis de qualidade/serviços de acordo com cada necessidade.

Preço não é tudo

É bastante usual buscar-se obter o melhor preço, porém toda boa negociação deve considerar um bom equilíbrio entre níveis de serviço e qualidade (nem acima, nem abaixo do requerido), prazos e outros aspectos formais (p. ex. exigências de certificação, garantias, etc.).

O relacionamento é um fundamental

Seus fornecedores se sentem seguros negociando com sua empresa? Devemos cultivar uma relação objetiva e saudável com os fornecedores, respeitando suas políticas e objetivos.

Relacionamento estável com fornecedores gera comprometimento mútuo e certamente resulta em otimização dos custos e eficiência operacional. Por outro lado, sempre mantenha atualizada sua carteira de fornecedores buscando novos players no mercado, afinal a concorrência entre eles pode fazer bem ao seu negócio.

Crie um processo de Compras eficiente

A gestão das compras é fundamental para a negociação com fornecedores. Os processos internos devem estar estruturados para atender cada demanda de maneira específica, nos diferentes patamares monetários. A compra itens ou contratação de serviços relacionados com o negócio principal da empresa devem contemplar a alta gerência em alçadas pré-definidas no processo de validação/autorização.

Certifique-se que sua solicitação ao mercado esteja estruturada de tal forma a gerar propostas claras e detalhadas dos pontos que sua empresa efetivamente necessita e principalmente que sejam comparáveis entre si.

Sempre que se justifique tenha como padrão operacional assinar contratos com os fornecedores, além de obviamente gerar segurança jurídica, possibilita a construção de importante histórico de todo processo em caso de consultas ou eventual litígio.

Gostou deste artigo? Temos mais conteúdo que pode ajudar na identificação de oportunidades de otimização das operações da sua empresa.

A ERA Group possui uma metodologia de eficiência operacional e otimização de custos reconhecida com profissionais qualificados e sólida experiência no assunto.